Cómo pueden trabajar en colaboración bibliotecarios y distribuidores con el fin de brindar un mejor servicio a los lectores de habla hispana ”
Críticas, 12 de marzo del 2001
Distribución | Duplique sus distribuidores | Preste atención a los bibliotecarios
Pedidos a través de la Red | La comunicación es la clave
Quien haya lidiado con el acopio de un acervo de materiales en español habrá experimentado lo intrincado que puede resultar conseguir lo que los usuarios requieren; más aun en estos tiempos, cuando el número de lectores se incrementa de manera acelerada.
Hoy por hoy, en Estados Unidos residen más de 31 millones de hispanos, provenientes de más de 21 países, lo cual lo convierte en el quinto país hispanohablante del mundo. A fines de la presente década, sólo México contará con un mayor número de personas de habla hispana. Españoles, mexicanos, latinoamericanos y caribeños han tenido influencia en Estados Unidos durante generaciones. Entonces, ¿por qué es tan difícil introducir libros en español al país? Si alguna vez ha intentado solicitarlos para su biblioteca, ya sabe que el trámite es engorroso y lento.
Lo más probable es que no consiga los libros que necesita por medio de sus intermediarios usuales, que no cuente con personal bilingüe capaz de comunicarse con éxito con las editoriales extranjeras y que no esté familiarizado con los pasos a seguir para levantar pedidos en otros países. Ahora bien, si se las ha arreglado para ordenar los libros que desea, seguramente tendrá en su haber un par de historias que contar. Tal vez los libros nunca llegaron o lo hicieron con un retraso de seis meses. Quizá la encuadernación no cumplía las normas o los ejemplares carecían de los datos adecuados para su catalogación. ¿Por qué el proceso de encontrar libros en español adecuados y solicitarlos a las editoriales foráneas ha de ser tan exasperante?
Distribución
La distribución es uno de los principales culpables. En lo que a libros en inglés se refiere, el sistema de distribución es directo. En primer término, los bibliotecarios reciben catálogos e información sobre nuevos títulos de los editores y distribuidores estadounidenses. Asimismo, tienen acceso a reseñas en publicaciones como Library Journal, Publishers Weekly y Booklist. En segundo término, pueden encontrar información bibliográfica completa sobre títulos recientes y de catálogo por conducto de los mayoristas, más conocidos como "intermediarios". Por ejemplo, la Title Source (Fuente de Títulos) de Baker & Taylor permite a los bibliotecarios descargar archivos MARC, localizar información exhaustiva acerca de los libros disponibles y conocer cuáles son las existencias de más de dos millones de libros, audios y videos diferentes. De tal manera, seleccionan los títulos que desean adquirir, los solicitan al intermediario de su preferencia y por lo general los reciben pocas semanas después.
Con los libros en español no ocurre lo mismo. Las editoriales extranjeras no envían sus catálogos a las bibliotecas de Estados Unidos, debido a los altos costos de impresión y de franqueo postal. Son escasas las reseñas sobre libros en español escritas en inglés, y esto significa que los bibliotecarios cuentan con limitada información acerca de títulos nuevos dignos de mención. Y, para empeorar la situación, no existen intermediarios a gran escala que manejen cientos de miles de títulos en español. En la actualidad, tanto Ingram como Baker & Taylor mantienen en existencia cerca de 5,000 títulos en español, en contraste con los 250,000 o más que manejan en inglés. Por tanto, la mayor parte de la distribución de libros en español en Estados Unidos se encuentra en manos de unos 200 distribuidores pequeños que prestan servicio a determinados nichos de mercado. Algunos se encargan sólo de libros editados en España; otros, de títulos de ficción o literatura. Hay los que se especializan en ventas a las universidades, en tanto que otros se concentran en libros provenientes de Centroamérica. Algunos distribuidores imprimen catálogos semestrales, pero otros únicamente ofrecen listas de publicaciones. Una minoría operan mediante un "inventario-justo-a-tiempo", lo que implica que colocan su pedido a las editoriales sólo después de recibir una orden de compra por parte de una biblioteca o de un minorista. Por último, ciertos distribuidores optan por mantener en existencia exclusivamente los libros proyectados como "bestsellers" y dejar los demás para pedidos especiales.
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Los intermediarios de libros en inglés se dedican sobre todo a almacenar libros y a surtir pedidos. Se abastecen de títulos disponibles en Estados Unidos y proveen a cuentas clave con la cantidad requerida. En cambio, la función fundamental de los distribuidores de libros en español consiste en seleccionar e importar los materiales deseados. Analizan cientos de miles de títulos y con minuciosidad eligen los que posean suficiente potencial de venta para garantizar una inversión de capital por adelantado para tenerlos en existencia. Los bibliotecarios pueden aprovechar estos conocimientos.
Aunque parte del trabajo de los distribuidores de libros en español consiste en enfrentar los desafíos administrativos y logísticos relacionados con su importación, también pueden aportar una valiosa ayuda para el desarrollo de un acervo, además de un servicio personalizado que no es posible obtener con un intermediario convencional.
Casi todos los distribuidores de libros en español son empresas relativamente pequeñas, que manejan entre 3,000 y 10,000 títulos. La razón tras estos reducidos inventarios es el cúmulo de obstáculos relacionados con su importación: existencias sin derecho a devolución, altos costos de envío desde el extranjero y frecuentes pedidos pendientes de surtir por parte de las editoriales extranjeras.
Almacenar cientos de miles de títulos en español sin opciones de devolución puede convertirse en la receta ideal para la bancarrota. En Estados Unidos, intermediarios, mayoristas y minoristas pueden devolver libros al editor hasta seis meses después de la fecha de compra. Sin embargo, cuando se adquieren libros en otros países, todas las ventas son en firme. Y como los distribuidores no cuentan con la opción de devolver los libros que no pueden vender, son mucho más selectivos al momento de decidir qué ha de ser almacenado.
En el caso particular del distribuidor especializado en ventas a bibliotecas, el negocio funciona como un banco de libros. De hecho, paga por ellos seis u ocho meses antes de empezar a recuperar su inversión. ¿Por qué? Primero, a menudo debe pagar por adelantado los títulos extranjeros. Segundo, pueden transcurrir meses antes de que éstos lleguen a sus manos, y debe asumir los costos de envío. Si una biblioteca solicita títulos que requieran colocar un pedido especial a una editorial internacional, el arribo de los libros toma entre seis y ocho semanas. Por último, una vez que el pedido por fin se remite a la biblioteca, ésta demora 90 días o más en liquidar la factura. Debido al tiempo involucrado, no es de sorprender que existan pocos distribuidores de libros en español ubicados en Estados Unidos que mantengan en existencia más de 10,000 títulos.
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Los mencionados distribuidores acostumbran brindar servicio a más de un canal de ventas y a diversos tipos de clientes, lo cual, a su vez, limita el alcance de la oferta. Por ejemplo, un distribuidor especializado en ventas a bibliotecas puede también surtir a librerías, escuelas y almacenes de descuento, como Wal-Mart y Target. Esto significa que la mayoría de los ellos atienden a una clientela muy diversa ofreciendo colecciones básicamente similares de títulos de ficción, literatura, autoayuda o infantiles.
Otro factor que contribuye al dilema de la distribución es el volumen de los tirajes en México, Argentina y demás países hispanohablantes. A diferencia de las editoriales norteamericanas, con capacidad de imprimir 25,000 ejemplares a la vez, las mexicanas sólo imprimen de 1,000 a 2,000 copias para sus mercados. Además, muchas no reimprimen automáticamente cuando sus existencias bajan, lo cual provoca que muchos pedidos queden pendientes de surtir durante un largo tiempo.
Según Margarita Ortiz, de la Biblioteca Pública de Detroit, la disponibilidad es el mayor desafío al ordenar libros en español. "Cuando deseamos adquirir ciertos libros, con frecuencia estén agotados o en reimpresión. Las editoriales lanzan una pequeña cantidad de ejemplares y luego reimprimen a medida que los proveedores o distribuidores lo solicitan. Para cuando nuestro departamento correspondiente procesa los pedidos, los libros que estaban disponibles cuando el trámite se inició ya se han agotado o están fuera de impresión".
Rita Torres, de la Biblioteca Pública de San José, coincide: "Muy pocos ejemplares de determinado título se encuentran disponibles para la venta", afirma. "Los distribuidores incluyen un título en sus listas, pero el inventario se agota y, a menudo, los pedidos tienen que cancelarse." Los pedidos que quedan pendientes a menudo y por largo tiempo son una realidad cuando se trata de solicitar libros en español.
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Duplique sus distribuidores
Dada la cantidad de obstáculos que se presentan al momento de colocar un pedido, la clave para adquirir libros en español consiste en trabajar con tantos distribuidores como sea posible. Vale la pena analizar las diversas opciones para la compra de estos materiales, ya que la selección, el tiempo de entrega y los precios pueden variar significativamente entre un proveedor estadounidense y otro.
Los precios de los distribuidores difieren debido a diversos factores. En primer lugar, los descuentos que reciben de las editoriales extranjeras suelen basarse en el volumen. O sea que si un distribuidor maneja una cantidad mayor de títulos de una editorial, estará en capacidad de ofrecer precios más competitivos para dichos títulos. En segundo lugar, los sistemas de envío empleados por el distribuidor también influyen en el precio final. Algunos consolidan sus pedidos a distintas editoriales españolas antes de solicitar su envío, en tanto que otros reciben embarques por separado de cada editorial extranjera. Los libros pueden llegar por vía aérea, por vía marítima o por medio de servicios de mensajería como UPS y Fed-Ex, lo cual también afecta el costo final.
"Nosotros trabajamos con diversos distribuidores del interior de Estados Unidos, incluyendo Downtown Book Center, Astran, Lectorum, Hispanic Book Distributor y Bernard Hamel Books", comenta Rafael González, de la sucursal de Baldwin Park del Condado de Los Ángeles. "Pero también trabajamos con editoriales y distribuidores de México y España. La magnitud de nuestra biblioteca, la diversidad de nuestra comunidad de lengua hispana, el acervo limitado y los altos precios nos obligan a buscar los mejores títulos a los mejores costos, lo que con frecuencia se traduce en tener que colocar los pedidos en el exterior."
Por lo regular, las bibliotecas públicas se han visto sujetas por políticas restrictivas en el manejo de sus pedidos, lo que las limita a trabajar con un par de proveedores o las obliga a relacionarse con uno solo como resultado de sus sistemas de licitación. Esta práctica reduce de manera drástica las opciones de selección. "Los catálogos que manejan los distribuidores, por definición, están incompletos", señala Michael Shapiro, del distribuidor Libros Sin Fronteras, en Olyumpia, Wash. "Incluyen los materiales que el distribuidor en cuestión ha revisado e ignoran los demás." Los bibliotecarios pueden eludir su obligación hacia un proveedor único ya sea por medio de una labor de cabildeo en sus oficinas centrales en busca de políticas de compra más flexibles, o solicitando que su proveedor asignado maneje un mayor volumen de títulos en español.
Asistir a la Feria Internacional del Libro que se realiza cada año en la ciudad de Guadalajara, Jalisco es indispensable. Mejor conocida como "FIL", tiene una duración de nueve días y ofrece a bibliotecarios y otros profesionales de la industria editorial la oportunidad de analizar títulos de cerca de mil editoriales. Los grandes sistemas bibliotecarios, como los de Houston y el Condado de Los Ángeles, acostumbran enviar a su personal a la Feria como cuestión de rutina, pero el evento también resulta accesible para bibliotecas de menor tamaño. Como parte de su Programa "Free Pass", la American Library Association (Asociación Americana de Bibliotecas) subsidia los pasajes de avión y el hospedaje en Guadalajara a unos 200 bibliotecarios. Para solicitar participar en dicho Programa, el único requisito es que los interesados sean miembros individuales en activo de la ALA. Para mayor información, consulte la página de la FIL en el sitio www.fil.com.mx.
Aunque ni Baker & Taylor ni Ingram se especialicen en libros en español, ambos distribuidores han tomado medidas para estar en condiciones de ofrecer una mayor diversidad de títulos. Por ejemplo, ejecutivos de Baker & Taylor acudieron a la FIL en noviembre del año pasado con el objeto de iniciar el proceso de entablar relaciones comerciales con editoriales internacionales. "Consideramos que los libros en español son fundamentales, tanto para nuestros clientes al menudeo como para las bibliotecas", afirma Jean Srnecz, vicepresidente de comercialización de Baker & Taylor. "Estamos trabajando con algunos socios establecidos en Estados Unidos para conjuntar nuestros esfuerzos con el propósito de aumentar la cobertura de títulos a través de sus relaciones." En la actualidad Ingram y Baker & Taylor cuentan con catálogos de libros en español, así como con títulos selectos de editoriales internacionales.
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Hoy por hoy, muchos distribuidores de libros en español brindan servicios bibliográficos que, tradicionalmente, sólo podrían esperarse de intermediarios mayores; así se ha eliminado la necesidad de sacrificar la selección en aras de la comodidad y los servicios adicionales. Los bibliotecarios pueden aprovechar el manejo de los trámites, la catalogación, la encuadernación y otros servicios que los distribuidores de libros en español proporcionan.
Por ejemplo, Downtown Book Center, de Miami, tiene capacidad EDI y ofrece a las bibliotecas registros MARC en forma gratuita. Books on Wings, de San Francisco, ofrece servicios de reencuadernación, y Libros Sin Frontera coloca la pasta dura necesaria para las bibliotecas a materiales en rústica. La mayoría de los distribuidores ofrecen un servicio especializado que puede adaptarse a las necesidades de cada sistema bibliotecario.
A los bibliotecarios interesados en desarrollar sus colecciones en español, también les recomendamos participar en los planes de aprobación de los distribuidores. Si su biblioteca carece de biografías actualizadas, de títulos de ficción para adultos o libros para adultos jóvenes, usted puede especificarlo dentro de su perfil. Los distribuidores le enviarán los temas solicitados cada mes, cada trimestre o cada semestre. Algunos planes permiten a los bibliotecarios aprobar los títulos antes del envío, en tanto que otros conceden un periodo de revisión de 30 días.
Los planes de aprobación pueden elaborarse a la medida con el fin de adecuarse a los presupuestos de las diversas bibliotecas y a los perfiles específicos de sus usuarios. Los distribuidores están más que dispuestos a trabajar en estrecha colaboración con los bibliotecarios en el desarrollo o ampliación de sus acervos de libros en español. Esto se refleja en sus continuas visitas a las bibliotecas y en su insistencia para que los encargados acudan personalmente a sus instalaciones para analizar los libros.
Preste atención a los bibliotecarios
No es suficiente que los bibliotecarios comprendan el dilema de la distribución de libros en español. A su vez, sería deseable que los distribuidores se enteraran de lo que sus clientes bibliotecarios necesitan.
Por ejemplo, éstos suelen quejarse de que, al intentar adquirir libros en español, la incertidumbre respecto a la disponibilidad es frustrante. Para ayudarlos a determinar cuánto tiempo podrían tener que esperar para recibir un cierto título, los distribuidores deberían elaborar catálogos o listas de títulos que incluyan sólo los materiales almacenados en Estados Unidos. "Sería conveniente que un mayor número de distribuidores siguieran el ejemplo de Amazon.com e informaran al cliente del tiempo aproximado que transcurriría entre la recepción de los pedidos y la fecha de envío de los materiales", afirma Teresa Pacheco, de la Biblioteca Hall County en Gainesville, Ga.
Otro motivo de inquietud es la obtención de datos completos acerca de los títulos. Debido a la escasez de reseñas sobre libros en español y la falta de publicidad por parte de las editoriales extranjeras en Estados Unidos, los bibliotecarios dependen de los editores y los distribuidores para subsanar este vacío de información. Las editoriales extranjeras no siempre cuentan con los recursos necesarios para satisfacer las necesidades de las bibliotecas. Por ejemplo, los editores mexicanos concentran sus esfuerzos de venta en escuelas y librerías locales, descuidando las bibliotecas, que en su país son pocas y están pobremente subvencionadas. Los catálogos de editoriales y distribuidores internacionales suelen ser incompletos. A los bibliotecarios les urge contar con información bibliográfica completa: número de páginas, calidad de la encuadernación, tipo de encuadernación, fecha de publicación, fecha de disponibilidad, país de origen, descripción del contenido, traducción del título al inglés, número de ISBN, editorial, tamaño del libro, número y calidad de ilustraciones, y precio.
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Más allá de estos requisitos básicos, los bibliotecarios tienen múltiples ideas sobre cómo simplificar el proceso. "Los distribuidores deben proporcionar juegos de tarjetas en inglés o, por lo menos, asignar una clasificación Dewey", propone Joe Weaver, de las Bibliotecas del Condado de Moore en Dumas, Tex. "Por lo general puedo discernir dónde debe colocarse determinado volumen, pero a veces la tarea resulta verdaderamente complicada."
"La mayoría de los catálogos de libros en español que reviso están clasificados por orden alfabético según la traducción al inglés de los títulos, lo cual resulta muy frustrante cuando intento encontrar títulos específicos", agrega Laura Wangerin, administradora de colecciones de la Biblioteca del Condado de Brown en Green Bay, Wis. "Una clasificación alfabética de los títulos originales, con su respectiva traducción al inglés entre paréntesis, facilitaría en gran medida la colocación de pedidos."
Asimismo, proporcionar una información clara sobre la fecha de copyright puede ser muy útil a largo plazo, ya que contribuirá a que los bibliotecarios ordenen títulos actuales o de catálogo con confianza y sin riesgo de sufrir una decepción. Como señala Anthony Halstead, de la Biblioteca Pública del Condado de Fresno, "con frecuencia se omite la fecha de publicación, tanto en los formatos en línea como en los catálogos impresos... y esta conducta en ocasiones parece ser intencional ya que, en muchos casos, materiales antiguos se venden bajo el disfraz de 'nuevos lanzamientos'".
Pedidos a través de la Red
Los bibliotecarios utilizan cada vez más la red de Internet para revisar materiales y levantar pedidos. Sin embargo, pocos distribuidores de libros en español usan este medio para contactar a las bibliotecas. Los que sí lo hacen, rara vez cuentan con el importantísimo servicio de ventas en línea. S. B. D. Spanish Book Distributor (sbdbooks.com), Libros Sin Fronteras (Librossinfronteras.com) y Latin American Book Source (Latambooks.com) son tres distribuidores que sí ofrecen una amplia selección de títulos en español, así como capacidad de compra a través de la red. Los bibliotecarios también pueden subscribirse vía internet con S. B. D. para recibir de manera automática información actualizada acerca de publicaciones recientes.
Los bibliotecarios sugieren que los distribuidores coloquen en línea su inventario completo, incluyendo la misma información bibliográfica requerida en sus catálogos. La posibilidad de grabar y reservar pedidos a través de la red también es de gran ayuda.
"Para los bibliotecarios suele ser problemático ordenar todos los libros en al mismo tiempo", señala Madeline Gaudioso, de la Biblioteca Pública de Pomona. "Me gustaría poder abrir una cuenta en la red con los proveedores de libros en español, seleccionar los títulos y luego grabar y reservar mi pedido. Este procedimiento nos permitiría agregar más publicaciones al pedido conforme se fueran necesitando, para que luego se envíe todo junto". La mayoría de los distribuidores de Estados Unidos no brindan este servicio; más bien, limitan sus sitios web a versiones electrónicas de sus catálogos impresos.
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La comunicación es la clave
Los distribuidores y los bibliotecarios se beneficiarían por igual si entablaran una comunicación mejor y más frecuente.
Tal comunicación fluye en ambos sentidos. Por ejemplo, los bibliotecarios necesitan mantenerse al día en cuanto a nuevas publicaciones, disponer de catálogos vigentes, de información bibliográfica detallada y de reseñas. "Saber lo que las bibliotecas con acervos en español establecidos han adquirido también sería útil", acota Jane Chamberlain de la Biblioteca de Bloomington, en Illinois. Por su parte, a los distribuidores les agradaría comprender mejor los requerimientos de las bibliotecas, así como contar con tiempos de entrega más flexibles y pagos a un plazo más corto.
A menudo los bibliotecarios vacilan en divulgar su dirección de correo electrónico o su número de fax. Ante una recurrente sobrecarga de trabajo y escasez de personal, tal vez esperan con esta medida reducir la cantidad de correo inútil que reciben. No obstante, su renuencia elimina la vía más rápida para que los distribuidores los mantengan actualizados en cuanto a nuevos títulos. Y muchos distribuidores, tal vez por temor a que las bibliotecas dejen de acudir a ellos y coloquen sus pedidos directamente ante las editoriales, omiten los datos de éstas y la información sobre copyright en sus catálogos, ya sean impresos o en línea. Sin embargo, dicha reticencia a compartir información es innecesaria y nociva para la industria en su conjunto. Así que, si usted prefiere recibir información sobre nuevos títulos por medio del servicio postal tradicional, hágaselo saber a sus distribuidores. Si desea recibir datos sobre el editor y el copyright antes de ordenar un libro, solicítelos a los proveedores potenciales y trabaje sólo con los que se los proporcionen.
Para que los bibliotecarios y los distribuidores estén en capacidad de brindar una mejor atención a sus lectores hispanohablantes, primero deberán comprender las características intrínsecas a la distribución de libros en español y luego fomentar una mayor comunicación para manejarlas.
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